Il backup della PEC

Il backup della PEC
6 agosto 2018 kinetica
Guide

Facciamo chiarezza sulla gestione della PEC, sulla conservazione sostitutiva, l’archivio di sicurezza e come effettuare un backup efficace.

Le caselle PEC sono sempre più utilizzate poiché consentono di inviare e ricevere comunicazioni che hanno lo stesso valore di una raccomandata. Questo naturalmente se la comunicazione avviene tra due caselle PEC.

E’ molto importante però capire come effettuare un backup efficace delle PEC inviate e ricevute, in modo tale che siano utilizzabili e concretamente opponibili a terzi in caso sia necessario farlo.

La conservazione sostitutiva

A norma di legge, l’unico backup efficace e opponibile a terzi è la conservazione sostitutiva. Questo non solo per la PEC, ma per tutta la corrispondenza aziendale. Secondo normativa infatti la corrispondenza rilevante per il business, quali i messaggi di posta elettronica con contenuto a rilevanza giuridica e commerciale, DEVE essere conservata per dieci anni (articoli 2214 e 2200 del Codice civile).

Parlando di PEC, sottolineiamo che i messaggi lasciati in memoria sulla webmail o archiviati sul PC non sono conservati correttamente, poiché non vengono assolti tutti gli obblighi richiesti dalla normativa.

InfoCert risponde concretamente a questa esigenza offrendo il servizio di Conservazione digitale dei messaggi PEC integrato direttamente in Legalmail, aderendo così alla normativa di riferimento (Art.71 del CAD). Il servizio può essere attivato da Kinetica al costo di Euro 30 per ogni GB di spazio necessario.

Vuoi attivare il servizio di conservazione sostitutiva per le PEC con Legalmail? Contattaci!

L’archivio di sicurezza

Le caselle PEC Infocert sono dotate di un archivio di sicurezza (compreso nel prezzo). Ma di cosa si tratta? Non è un’alternativa alla conservazione sostitutiva, ma quantomeno consente il salvataggio automatico di tutto il contenuto dei messaggi, dei loro allegati e delle ricevute. I messaggi verranno mantenuti in archivio fino a specifica cancellazione, indipendentemente dalla loro eliminazione o spostamento dalla casella Legalmail. Questo permette di recuperare messaggi scaricati dalla casella sulla propria stazione di lavoro e successivamente persi.

Questo è un servizio Legalmail aggiuntivo rispetto alla posta certificata, le cui norme prevedono solo il salvataggio di un registro della corrispondenza (log) per 30 mesi. Se hai una casella PEC diversa, non è detto che questo servizio sia disponibile. Contatta il fornitore di riferimento.

L’attivazione dell’archivio di sicurezza deve essere effettuato in autonomia tramite la webmail, oppure può essere richiesto a Kinetica tramite un intervento dedicato. L’archiviazione avviene dal momento dell’attivazione, ma è possibile importare i messaggi precedenti tramite apposita funzione. Sono disponibili funzioni di ricerca.

Le dimensioni dell’archivio di sicurezza dipendono dal tipo di casella acquistato e possono essere ampliati.

Hai configurato l’archivio di sicurezza? Se non lo hai fatto o non sei sicuro di averlo fatto correttamente, contattaci per un controllo sulla tua casella PEC! 

Il backup

Se non hai attivato nessuna funzione di quelle che ti abbiamo esposto, o se comunque desideri una copia locale delle tue PEC, è necessario scaricare regolarmente tale posta attraverso un client (come Outlook ad esempio) e includere il file PST (o analogo) nel tuo backup. In alternativa, se hai un servizio professionale Google GSuite, è possibile creare un archivio PEC su una specifica casella.

Attenzione: non è possibile per noi sapere se stai eseguendo un corretto backup delle PEC, poiché la conservazione o l’archivio può essere un processo attivato autonomamente.

Se non sei sicuro del backup delle tue PEC, contattaci per un controllo.

Domande frequenti

Se perdo un messaggio o una ricevuta posso recuperare presso il fornitore della PEC una copia valida ai fini legali?

Dipende dal fornitore del servizio.

Se hai una PEC Legalmail, hai attivato l’Archivio di Sicurezza per il salvataggio automatico della corrispondenza e il messaggio rientra nei parametri di conservazione che hai scelto la risposta è SI, puoi recuperarlo tramite Webmail.

In alternativa no perché, in osservanza delle norme sulla privacy, il sistema non mantiene una copia completa dei messaggi per un tempo superiore a quello necessario per l’espletamento del servizio.

Quindi se non si utilizza l’Archivio di Sicurezza è molto importante salvare accuratamente i messaggi e soprattutto le ricevute di posta certificata.

Infine si ricorda che il sistema conserva per 30 mesi una traccia di ogni messaggio in transito con alcune informazioni, tra cui: mittente, destinatari, oggetto, data e ora di spedizione / consegna. Queste informazioni sono opponibili ai terzi.

Cosa devo fare se ricevo il messaggio che ho quasi esaurito lo spazio a disposizione per la casella?

La casella di posta ha uno spazio a disposizione che viene usato per memorizzare i messaggi in ingresso ed in uscita e le ricevute. Quando lo spazio rimasto a disposizione è poco oppure è esaurito il sistema non riesce più a memorizzare nuovi messaggi: quindi la posta in arrivo non può essere consegnata in casella e non si può più mantenere una copia della posta in uscita.

Quando lo spazio a disposizione sta per esaurirsi si può effettuare un upgrade della casella per avere più spazio di archiviazione: in questo caso contatta Kinetica.

In alternativa è possibile liberare la casella da una parte dei messaggi, ma in tal caso bisogna procurarsi di avere un backup tramite conservazione sostitutiva, archivio di sicurezza o backup locale, così come visto in precedenza.

Il problema del riempimento della casella solitamente non si pone se si utilizza Outlook, Thunderbird o altro client di posta che con la configurazione non lascia i messaggi sul server: in questo caso la casella viene svuotata ogni volta che si legge la posta. Il problema è significativo se si utilizza Webmail oppure si utilizza il client configurato per lasciare i messaggi sul server.

Quali sono le differenze principali nell’utilizzo della casella PEC da Webmail o da client (Outlook o altro)?

La Webmail permette di accedere immediatamente alla propria casella di posta, senza necessità di attività preliminari di configurazione; quindi è lo strumento più adatto per accedere alla casella da stazioni di lavoro diverse dalla propria. Al contrario, strumenti come Outlook o altri sono più completi, ma richiedono una configurazione iniziale.

La Webmail prevede che i messaggi rimangano sempre nella casella su sistema Legalmail, mentre client di posta come Outlook o altri possono scaricare i messaggi sulla stazione di lavoro eliminandoli dalla casella nel sistema Legalmail, ma possono anche essere configurati per lasciarli.

Se si usa la Webmail o un client configurato per lasciare i messaggi in casella, è necessario ricordarsi di cancellare periodicamente i messaggi dal server o di ampliare lo spazio della casella con un certo anticipo rispetto la capienza. In caso contrario la casella, raggiungendo i limiti di spazio previsti, non sarà più in grado di ricevere ulteriori messaggi.

In ogni caso, è sempre necessario porsi il problema del backup, così come illustrato in precedenza.

Approfondimenti

Hai altre domande o vuoi conoscere meglio tutte le funzioni della tua Legalmail? Possiamo farti istruzione dedicata, oppure puoi consultare il materiale didattico messo a disposizione dal Legalmail:

Contattaci per qualsiasi esigenza!

Lo staff di Kinetica.

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